Dutch
English
Van typen naar Teamsen: de geschiedenis van het M+P-secretariaat (33/50)
Het zijn andere tijden op het secretariaat van M+P, vertellen Marjo Timmer en Marleen Prinsen. Bestond het werk 30 jaar geleden nog grotendeels uit het uittypen van handgeschreven rapporten, nu gaat het van Teams-vergaderingen inplannen tot personeelszaken en debiteurenbeheer.
Het product van M+P is altijd hetzelfde gebleven: rapporten met (geluids)advies. Maar het maken van die rapporten ging eerst totaal anders, lacht office manager Marjo Timmer. ‘Toen ik 31 jaar geleden binnenkwam, leverden de adviseurs hun rapporten handgeschreven aan. Wij moesten ze uittikken op een typemachine, foutjes wegwerken met Tipp-Ex en correctielint, en nog heel wat knippen en plakken. Het maakte dan ook nogal wat uit voor wie je aan de slag moest. De een had een veel duidelijker handschrift dan de ander. En je baalde als iemand er ingewikkelde formules in zette. Het was een crime om dat goed op papier te krijgen.’
Naar de brievenbus
Toen secretaresse Marleen Prinsen M+P ruim 10 jaar later kwam versterken, waren we alweer een paar stappen verder. ‘De adviseurs typten hun rapporten inmiddels zelf op de computer, maar wij zorgden voor de verdere afhandeling: spelfouten en kromme zinnen eruit halen, printen, kopiëren, netjes bundelen met een inbindmachine en dan met de post versturen. Aan het eind van de dag namen we hele stapels enveloppen mee in de auto om ze naar de brievenbus te brengen. Daar zaten rapporten in, maar ook bijvoorbeeld facturen.’
Alles digitaal
Anno 2022 komt er helemaal geen papier meer aan te pas. Zelfs het bestaande papieren archief – maar liefst 7.300 rapporten – is recent volledig gedigitaliseerd. Nieuwe rapporten mailen de adviseurs zelf als pdf naar de klant. Marjo: ‘Wij zijn er inhoudelijk eigenlijk niet meer bij betrokken. Vroeger kon ik verschillende standaard adviezen zo opdreunen en wist ik precies wie met welk project bezig was. Dat is niet meer zo. Ergens wel jammer, maar het werk is er ook afwisselender door geworden. Nu hou ik me bijvoorbeeld bezig met personeelszaken, salarisadministratie en een deel van de boekhouding.’
Mensen helpen
Marleen is het daar roerend mee eens: ‘De charme van ons werk is dat je met zoveel verschillende dingen bezig bent. Mail beantwoorden, declaraties en facturen afhandelen, maar ook veel ad hoc verzoeken van collega’s. Bijvoorbeeld met de verzekering schakelen omdat iemand zijn koffer op het vliegveld kwijtgeraakt is. Uitzoeken hoeveel kilometer er voor een project gereden is. Of wat de voorwaarden voor een bepaalde subsidie zijn. Dat servicegerichte maakt het leuk. Wij willen mensen helpen.’
Klant in beeld
In coronatijd is de laatste stap in digitalisering versneld doorgevoerd: op afstand werken. Marjo: ‘Tegenwoordig werk ik op dinsdag vanuit huis. Daar heb ik exact dezelfde werkplek als op kantoor: dezelfde telefooncentrale, dezelfde agenda. De klant merkt het verschil niet. En dankzij Teams krijg je er nu vaak beeld bij. Bij vaste klanten had ik altijd wel een beeld in mijn hoofd, maar geen idee of het klopte. Nu wel. Dat is leuk!
